Organizacja domowych dokumentów krok po kroku

Organizacja dokumentów brzmi jak najgorszy koszmar, prawda? Nie masz najmniejszej ochoty się za to zabrać, a stos tylko rośnie. Na co dzień może nie myślisz o nich zbyt wiele. Problem zaczyna się wtedy, gdy któregoś pilnie potrzebujesz. Szukasz. Przekopujesz. Czytasz. Sprawdzasz. Przeglądasz... i nie ma! Wpadasz w panikę, bo potrzebujesz go na wczoraj...

A wiesz, że to nie musi za każdym razem wyglądać tak samo? Wystarczy, że poświęcisz godzinę, może troszkę więcej, a Twoje dokumenty będą tak uporządkowane, że szukanie niezbędnych do załatwienia sprawy będzie wręcz przyjemnością. Pokażę Ci, jak to zrobić!

No dobrze, ale dlaczego w ogóle warto zorganizować swoje dokumenty?

Organizacja dokumentów domowych nie jest obowiązkowa. To nie jest tak, że jutro wpadnie do Ciebie Inspekcja Kontroli Uporządkowania Dokumentów* i wlepi Ci karę pieniężną za bałagan w aktach. Ale mimo wszystko warto te dokumenty poukładać. Ot, dla własnej wygody i komfortu.

Gdy zorganizujesz swoje dokumenty:

• będziesz czuć spokój, gdy dowiesz się, że potrzebujesz jakiegoś papieru "na wczoraj",
• będziesz wiedziała, co gdzie masz,
• przed emeryturą nie okaże się, że zgubiłaś gdzieś świadectwa pracy,
• gdy będziesz musiała złożyć reklamację, szybko znajdziesz paragon.

To tylko niektóre korzyści, ale pewnie sama widzisz, że organizacja dokumentów w domu da Ci spokój, bezpieczeństwo i ułatwi Twoje życie.

Jakie dokumenty masz obowiązek przechowywać?

Jako osoby fizyczne mamy obowiązek przechowywać wszelkie dokumenty, które:

• są związane z podatkami (np. PITy), 
• dokumenty związane z ZUSem, 
• dowody wpłaty za prąd, czynsz itp., 
• karty gwarancyjne i dowody zakupu (możesz je wyrzucić, ale wtedy nie będziesz mogła skorzystać z reklamacji czy gwarancji), 
• umowy różnego rodzaju (np. o pracę, bankowe, ubezpieczeniowe), 
• świadectwa ukończenia szkół,
• polisy ubezpieczeniowe,
• dokumenty związane z zatrudnieniem (np. świadectwa pracy),
• różnego rodzaju akty (małżeństwa, urodzenia). **

W czym najlepiej trzymać ważne dokumenty? Sposoby na organizację dokumentów

Dokumenty warto zachowywać w formie papierowej przynajmniej przez wymagany okres (może się on różnić dla poszczególnych dokumentów, dlatego zawsze przed wyrzuceniem czegoś sprawdź dokładnie, ile lat musisz dany dokument przechowywać). Później można te dokumenty np. zeskanować i trzymać w formie elektronicznej. Pamiętaj jednak, że niektórych dokumentów bezwzględnie nie wyrzucamy i nie mają one swojego terminu ważności (np. świadectwo ukończenia szkoły czy świadectwo pracy).

Gdzie trzymać ważne dokumenty?

• w segregatorze,
• w teczce,
• w szufladzie (wtedy przechowuj je poziomo z odpowiednimi przegródkami).

Tak naprawdę dobór metody zależy tylko od Ciebie. 

Mój sposób na organizację dokumentów - kolorowe segregatory

Organizacją dokumentów domowych zajęłam się raz a porządnie, dzięki czemu od kilku lat mamy w nich porządek i każdy wie, gdzie znaleźć to, czego potrzebuje. W tym celu korzystamy z kolorowych segregatorów. Każdy segregator przeznaczony jest na inny rodzaj dokumentów:

• żółty - wspólne dokumenty (np. umowa na mieszkanie, paragony, ubezpieczenie auta) oraz moje związane ze szkołą i pracą,
• pastelowo żółty - moje dokumenty medyczne,
• różowy - dokumenty firmowe,
• czerwony - dokumenty męża,
• niebieski - dokumenty Małego Człowieka. 

Dzięki takiemu podziałowi bez czytania etykietek wiemy, gdzie znajdziemy to, czego akurat potrzebujemy. No i ładnie wyglądają na półce.

Jak uporządkować dokumenty krok po kroku?

Przyszła pora na organizację dokumentów w segregatorze!

Krok 1. Przygotuj dokumenty

Segregację domowych dokumentów zaczynamy od zgromadzenia wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Poszukaj wszędzie! Ale nawet jak okaże się, że znajdziesz coś następnego dnia czy później - zawsze będziesz mogła dołożyć je do segregatora.

Krok 2. Posegreguj dokumenty na poszczególne osoby + dokumenty wspólne

Pierwszy podział jest najłatwiejszy. Dzielimy dokumenty ze względu na osoby. Osobna sterta dla każdego domownika oraz dodatkowo miejsce na dokumenty wspólne. Dlaczego to ważne? By każda osoba mogła znaleźć swoje dokumenty bez problemu. Dzięki temu nie będziesz musiała pokazywać mężowi palcem, gdzie jest jego umowa o pracę. 

Krok 3. Posegreguj dokumenty ze względu na kategorie

Masz już kilka kupek z dokumentami. Czas na organizację dokumentów w domu na kategorie. Wybierz jedną stertę i zajmij się nią aż do kroku 5. Później wróć tutaj i zajmij się następną kupką. 

Podziel swoje dokumenty na poszczególne kategorie:

• szkoła, 
• praca (możesz od razu podzielić je na świadectwa pracy, umowy, PITy itd.),
• lekarze (jeśli chodzisz do różnych specjalistów, możesz podzielić dokumenty na np. endokrynologa, ginekologa itd.),
• wyniki badań,
• ubezpieczenie,
• samochód,
• akty notarialne,
• akty z USC,
• mieszkanie...

Tych kategorii będzie tyle, ile potrzebujesz. Gdy je ułożysz, przejdź do kolejnego kroku.

Krok 4. W każdej kategorii uporządkuj dokumenty datami

Uwierz mi, że dokumenty posegregowane datami znacznie ułatwiają poszukiwania tych, których akurat potrzebujesz. W ten sposób możesz też łatwo sprawdzić, czy aby na pewno masz wszystkie dokumenty.

Na wierzchu przechowuj najnowsze dokumenty, a dalej coraz starsze. Nowe dokumenty dokładaj na górę.

Krok 5. Włóż każdą kategorię do osobnej koszulki i od razu je podpisz

Organizacja przechowywania dokumentów jest już bardzo łatwa. Włóż wszystkie posegregowane kategorie do koszulek foliowych i od razu je podpisz. Najlepiej zrób to w taki sposób, by bez zastanawiania się wiedzieć, jakie dokumenty w niej są, np. świadectwa pracy, studia, wynajem mieszkania. 

Jeśli to była już ostatnia sterta, możesz przejść dalej. Czeka na Ciebie jeszcze organizacja dokumentów w domu Twojego męża lub dzieci? Wróć do 3. kroku.

Krok 6. Przygotuj przekładki na główne kategorie dokumentów domowych

Ułóż sobie wypełnione koszulki na kupki: praca, szkoła, medyczne itd. Następnie przygotuj przekładki z głównymi kategoriami dokumentów. Możesz je kupić lub zrobić samodzielnie. W ten sposób jeszcze szybciej znajdziesz to, czego potrzebujesz.

Krok 7. Wepnij wszystko do segregatora

Najlepiej zrób to chronologicznie, czyli najpierw szkoła, potem praca, dokumenty medyczne, związane z domem lub mieszkaniem itd. 

Krok 8. Przygotuj spis treści

Spisz kolejno, co przechowujesz w segregatorze. Możesz zapisać kategorie główne, a pod nimi podkategorie. Wklej spis treści na wewnętrznej stronie okładki segregatora. Dzięki temu łatwo znajdziesz ważne dokumenty. Jeśli do tej pory na Twojej głowie było ogarnianie wszystkiego, pokaż pozostałym domownikom zorganizowane dokumenty. Uwierz mi, że dadzą radę sami znaleźć to, czego potrzebują.

Kiedy mogę wyrzucić dokumenty?

Najlepiej nie wyrzucać ich pochopnie. Zawsze sprawdzaj, czy minął już wymagany okres przechowywania. Jeśli tak - możesz je zeskanować i przechowywać w formie elektronicznej, a papier zniszczyć porządnie i wyrzucić. 

Posegregowałam dokumenty. Co dalej?

Raz do roku możesz przejrzeć swoje dokumenty i sprawdzić, czy nie warto się czegoś pozbyć. Mam tu na myśli głównie paragony i dokumenty zakupu, które już się nie przydadzą. 

Pamiętaj też, by na bieżąco segregować dokumenty i wkładać je do odpowiednich koszulek. Jeśli brakuje Ci kategorii, możesz zawsze dołożyć kolejną koszulkę. 

Jak organizować dokumenty domowe? Podsumowanie

Jak widzisz, organizacja dokumentów domowych nie jest wcale taka trudna. Wystarczy, że przejdziesz przez instrukcję krok po kroku i będziesz cieszyć się spokojem. 

A jak tam Twoje dokumenty? Wymagają organizacji?

Ps. Sprawdź, co przygotowałam dla Ciebie na Instagramie > @kocipunktwidzenia

Ps2. Dołącz do mojego newslettera, w którym znajdziesz więcej porad > Kliknij tu i zgarnij prezent!

* Spokojnie, taka organizacja nie istnieje.

* Źródło: https://simplicite.pl/jak-dlugo-przechowywac-dokumenty/